Jak szybko uzupełnić braki kierowców w firmie transportowej?

Brak kierowcy w firmie transportowej wymaga szybkiej reakcji, ale samo opublikowanie kolejnego ogłoszenia zwykle nie wystarcza. Najpierw trzeba zabezpieczyć trasy i klientów, następnie ustalić, które pojazdy rzeczywiście wymagają natychmiastowej obsady, a dopiero później uruchomić odpowiedni model rekrutacji lub zastępstwa.

Najlepszy efekt daje równoległe działanie na dwóch poziomach: krótkoterminowe zabezpieczenie transportu oraz trwałe uzupełnienie zespołu kierowców. Dzięki temu firma nie musi wybierać między ratowaniem dzisiejszych tras a rozwiązywaniem problemu kadrowego na kolejne miesiące.

Co zrobić, gdy nagle brakuje kierowcy?

Pierwszym krokiem nie powinno być automatyczne rozpoczęcie rekrutacji, lecz ustalenie wpływu braku kierowcy na bieżącą pracę floty.

W ciągu pierwszych godzin warto sprawdzić:

• który pojazd pozostaje bez obsady,
• jakie trasy ma zaplanowane,
• których klientów dotyczą te przewozy,
• czy dostępny jest kierowca rezerwowy,
• czy trasę może przejąć inny pojazd,
• czy możliwe jest czasowe wykorzystanie podwykonawcy,
• jak długo prawdopodobnie potrwa brak obsady.

Innego rozwiązania wymaga jednodniowa nieobecność, innego choroba trwająca kilka tygodni, a jeszcze innego definitywne odejście pracownika.

Dlaczego trzeba rozdzielić problem operacyjny od rekrutacyjnego?

Jeżeli kierowcy brakuje od dziś, klasyczna rekrutacja najczęściej nie rozwiąże dzisiejszej trasy.

Firma musi więc prowadzić dwa procesy jednocześnie:

1. zabezpieczyć aktualną zdolność przewozową,
2. znaleźć trwałe rozwiązanie personalne.

Dzięki temu dział HR może prowadzić właściwy proces rekrutacyjny, podczas gdy operacje nie pozostają bez planu awaryjnego.

Które pojazdy trzeba obsadzić w pierwszej kolejności?

Jeżeli firma ma więcej wakatów niż dostępnych kierowców, nie każda ciężarówka musi mieć taki sam priorytet.

Najpierw powinny być zabezpieczane pojazdy i trasy, których brak generuje największe ryzyko biznesowe.

Warto ocenić:

• znaczenie klienta,
• rentowność relacji,
• częstotliwość przewozów,
• konsekwencje niedotrzymania terminu,
• możliwość zastąpienia własnego pojazdu podwykonawcą,
• dostępność kierowcy o wymaganych kwalifikacjach.

Przykład

Firma ma trzy pojazdy bez kierowców.

• Pierwszy realizuje stałą linię dla strategicznego klienta.
• Drugi pracuje na rynku spotowym.
• Trzeci miał rozpocząć nową, jeszcze nieustabilizowaną relację.

Jeżeli dostępny jest tylko jeden kierowca zastępczy, jego automatyczne przypisanie do pierwszego wolnego samochodu może być błędem.

Najpierw należy ocenić, gdzie brak obsady spowoduje największy wpływ na wynik, klienta i przyszłe przychody.

Jak szybko można uzupełnić brak kierowcy?

Nie istnieje jeden uniwersalny czas potrzebny na znalezienie kierowcy. Wszystko zależy od wymaganego profilu, lokalizacji, systemu pracy, wynagrodzenia, rodzaju zestawu i liczby potrzebnych osób.

Znacznie łatwiej znaleźć jednego kierowcę do popularnego rodzaju transportu niż jednocześnie kilka osób posiadających:

• konkretne uprawnienia,
• doświadczenie na określonym zestawie,
• wymagane kwalifikacje dodatkowe,
• odpowiedni poziom języka,
• gotowość do pracy w konkretnym systemie.

Dlatego firmy powinny mierzyć nie tylko liczbę kandydatów, ale przede wszystkim czas od zgłoszenia wakatu do rzeczywistego rozpoczęcia pracy przez odpowiednią osobę.

Time-to-fill a time-to-start

Te dwa pojęcia warto rozdzielić.

Time-to-fill może oznaczać moment zaakceptowania kandydata lub podpisania umowy.

Z punktu widzenia floty ważniejsze jest jednak:

kiedy kierowca faktycznie może rozpocząć pracę i przejąć pojazd.

Kandydat może być zaakceptowany, ale nadal:

• pracować u poprzedniego pracodawcy,
• czekać na dokumenty,
• potrzebować organizacji dojazdu,
• wymagać wdrożenia,
• nie posiadać jeszcze pełnej gotowości do konkretnego rodzaju pracy.

Dlatego operacyjnie lepszą miarą jest time-to-start – czas do rozpoczęcia pracy.

Zastępstwo czy nowy pracownik?

Jeżeli brak kierowcy jest krótkotrwały, trwała rekrutacja może być rozwiązaniem nieproporcjonalnym do problemu.

Przykładowo przy:

• chorobie,
• urlopie,
• krótkiej przerwie między odejściem jednego kierowcy a przyjściem kolejnego,
• tymczasowym wzroście liczby tras

firma może potrzebować przede wszystkim zastępstwa.

Przy odejściu pracownika lub trwałym zwiększeniu floty potrzebne jest natomiast rozwiązanie długoterminowe.

Jak skrócić rekrutację kierowców?

Najszybsza rekrutacja nie zawsze polega na zwiększeniu liczby ogłoszeń. Często więcej czasu traci się między kolejnymi etapami procesu niż na samo dotarcie do kandydatów.

Warto sprawdzić, ile czasu zajmuje:

1. zatwierdzenie zapotrzebowania przez firmę,
2. przygotowanie warunków stanowiska,
3. kontakt z kandydatem,
4. decyzja po rozmowie,
5. weryfikacja dokumentów,
6. ustalenie daty rozpoczęcia,
7. organizacja dojazdu i zakwaterowania, jeśli są potrzebne,
8. wydanie pojazdu i wdrożenie.

Najczęstszy problem: kandydat czeka na decyzję

Na trudnym rynku kierowca często rozmawia jednocześnie z kilkoma firmami.

Jeżeli między pierwszym kontaktem a konkretną propozycją mijają kolejne dni, pracodawca może stracić dobrego kandydata nie dlatego, że oferta była słaba, lecz dlatego, że konkurent podjął decyzję szybciej.

Dlatego warto wcześniej określić:

• kto zatwierdza kandydata,
• jakie dokumenty są niezbędne,
• jakie warunki można zaproponować bez kolejnej akceptacji zarządu,
• w jakim czasie kandydat powinien otrzymać odpowiedź.

Dlaczego precyzyjny profil kierowcy przyspiesza rekrutację?

Ogłoszenie „szukamy kierowcy CE” jest zbyt szerokie, jeżeli firma w rzeczywistości potrzebuje konkretnej osoby.

Przed rozpoczęciem rekrutacji należy dokładnie ustalić:

• kategorię prawa jazdy,
• rodzaj zestawu,
• charakter tras,
• system pracy,
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• wymagane doświadczenie,
• ewentualne uprawnienia ADR,
• wymagania językowe,
• zakres obowiązków przy załadunku lub rozładunku,
• termin rozpoczęcia.

Im dokładniej opisane jest stanowisko, tym mniej czasu traci się na kandydatów, którzy ostatecznie nie mogą lub nie chcą wykonywać danej pracy.

Nie zawężaj profilu bardziej, niż wymaga tego stanowisko

Drugi błąd jest odwrotny: firma tworzy listę wymagań znacznie dłuższą niż rzeczywiste potrzeby.

Jeżeli kierowca nie potrzebuje określonego doświadczenia, języka czy dodatkowych uprawnień do bezpiecznego wykonywania danej pracy, zbędne wymagania tylko zmniejszają pulę kandydatów.

Dobry profil powinien więc rozdzielać:

• wymagania konieczne,
• umiejętności mile widziane,
• kompetencje, których można nauczyć po zatrudnieniu.

Jak znaleźć kilku kierowców jednocześnie?

Rekrutacja dziesięciu kierowców wymaga innej organizacji niż obsadzenie jednego wakatu.

Przy większym zapotrzebowaniu ograniczeniem staje się nie tylko liczba dostępnych kandydatów, ale również przepustowość całego procesu.

Firma musi równolegle obsłużyć:

• więcej kontaktów,
• więcej rozmów,
• więcej dokumentów,
• więcej decyzji personalnych,
• więcej terminów rozpoczęcia pracy,
• większą liczbę wdrożeń.

Rekrutuj partiami, ale planuj całość

Jeżeli firma potrzebuje 20 kierowców, nie musi czekać, aż znajdzie wszystkich, aby uruchomić pierwszą część obsady.

Można zaplanować:

• pierwszych 5 kierowców do najważniejszych tras,
• kolejnych 5 do uruchomienia następnych pojazdów,
• pozostałych zgodnie z terminami gotowości kandydatów.

Pozwala to stopniowo odzyskiwać zdolność przewozową zamiast utrzymywać całą grupę pojazdów w oczekiwaniu na zakończenie pełnego procesu.

Jak zabezpieczyć kierowców przed startem nowego kontraktu?

Nowy klient często oznacza jedno z największych jednorazowych zapotrzebowań na kierowców.

Największym ryzykiem jest rozpoczęcie rekrutacji dopiero po podpisaniu kontraktu, gdy termin startu jest już bardzo bliski.

Jeżeli tylko jest to możliwe, planowanie kadry powinno rozpocząć się już na etapie przygotowania operacyjnego.

Warto ustalić:

• docelową liczbę kierowców,
• minimalną obsadę potrzebną w pierwszym dniu,
• harmonogram uruchamiania kolejnych pojazdów,
• liczbę kierowców rezerwowych,
• profil wymagany na konkretnych trasach,
• plan zastępczy na wypadek rezygnacji kandydatów przed startem.

Nie zakładaj, że każdy zaakceptowany kandydat rozpocznie pracę

Między zaakceptowaniem oferty a pierwszym dniem pracy mogą pojawić się:

• rezygnacje,
• problemy z terminem,
• braki dokumentacyjne,
• choroby,
• zmiana decyzji kandydata.

Dlatego przy większych projektach potrzebny jest odpowiedni bufor kandydatów i plan zastępstw.

Jak uzupełniać kierowców przy sezonowym wzroście zleceń?

Przy sezonowości najważniejsze jest rozpoczęcie działania przed szczytem, a nie wtedy, gdy wszystkie dodatkowe pojazdy są już potrzebne.

Firma powinna znać z poprzednich okresów:

• miesiące największego zapotrzebowania,
• liczbę dodatkowych pojazdów,
• typowe poziomy absencji,
• czas potrzebny na pozyskanie dodatkowych kierowców.

Jeżeli wiadomo, że co roku w listopadzie potrzebnych jest dziesięciu dodatkowych kierowców, nie jest to już zdarzenie nieprzewidziane. Jest to element planowania operacyjnego.

W takich sytuacjach elastyczny model leasingu pracowniczego może pozwolić zwiększyć obsadę na czas większego wolumenu bez tworzenia stałej struktury zatrudnienia pod kilka najbardziej intensywnych miesięcy.

Czy warto rozszerzyć rekrutację kierowców poza lokalny rynek?

Jeżeli firma od miesięcy szuka kierowców na tym samym ograniczonym rynku i nie osiąga wymaganej obsady, samo zwiększanie budżetu na te same kanały może nie rozwiązać problemu.

Warto wtedy rozważyć rozszerzenie źródeł kandydatów.

Może to oznaczać:

• rekrutację w innych regionach,
• większy promień dojazdu,
• zorganizowanie zakwaterowania,
• rekrutację międzynarodową,
• współpracę z partnerem posiadającym własną bazę kierowców.

Ma to szczególne znaczenie na rynku niemieckim, gdzie Berufskraftfahrer nadal należą do zawodów dotkniętych niedoborem wykwalifikowanych pracowników.

Problem nie jest wyłącznie lokalny. W Europie nieobsadzonych pozostają setki tysięcy stanowisk kierowców ciężarówek, dlatego zwiększenie zasięgu rekrutacji może być konieczne przy większym zapotrzebowaniu.

Większy zasięg wymaga lepszej organizacji

Międzynarodowa rekrutacja daje dostęp do szerszej grupy kandydatów, ale zwiększa znaczenie:

• weryfikacji dokumentów,
• organizacji transportu pracownika,
• zakwaterowania,
• wsparcia językowego,
• sprawnego onboardingu.

Dlatego warto patrzeć nie tylko na liczbę dostępnych kandydatów, ale również na zdolność organizacji do doprowadzenia ich do rzeczywistego rozpoczęcia pracy.

Ilu kierowców rezerwowych potrzebuje firma transportowa?

Firma bez żadnego bufora personalnego zakłada w praktyce, że każdego dnia wszyscy kierowcy będą dostępni do pracy. Przy większej flocie takie założenie jest trudne do utrzymania.

Kierowcy korzystają z urlopów, chorują, uczestniczą w szkoleniach i mogą nagle zakończyć współpracę.

Wielkość rezerwy zależy od:

• liczby pojazdów,
• systemów pracy,
• średniej absencji,
• rotacji kierowców,
• rodzaju tras,
• możliwości wykorzystania podwykonawców,
• czasu potrzebnego na zapewnienie zastępstwa.

Nie ma jednej prawidłowej liczby dla wszystkich flot.

Jak policzyć własny bufor?

Dobrym punktem wyjścia są dane z ostatnich 12 miesięcy.

Warto policzyć:

1. ile dni pracy utracono przez choroby,
2. ile przez urlopy i szkolenia,
3. ile wakatów powstało po odejściu pracowników,
4. ile dni średnio trwało uzupełnienie obsady,
5. ile razy konieczny był podwykonawca lub zmiana planu transportowego.

Na tej podstawie można określić, czy bardziej opłacalna jest własna stała rezerwa, zewnętrzne zastępstwa czy połączenie obu rozwiązań.

W transporcie takie podejście można wesprzeć rozwiązaniami przeznaczonymi do szybkiego uzupełniania obsady w transporcie i logistyce.

Co najczęściej opóźnia obsadzenie wakatu?

Rekrutacja kierowców często trwa dłużej nie przez brak jakichkolwiek kandydatów, lecz przez nieefektywny proces pomiędzy zgłoszeniem potrzeby a rozpoczęciem pracy.

Najczęstsze problemy to:

• niejasne warunki stanowiska,
• długi czas akceptacji kandydata,
• brak jednej osoby odpowiedzialnej za decyzję,
• zmiana wymagań w trakcie rekrutacji,
• zbyt późna weryfikacja dokumentów,
• brak informacji o rzeczywistym systemie pracy,
• brak przygotowanego procesu wdrożenia,
• rozpoczęcie rekrutacji dopiero po powstaniu krytycznego braku.

Zbyt wolna decyzja

Jeżeli kandydat spełnia wymagania, a jego dokumenty są poprawne, wielodniowe oczekiwanie na decyzję zwiększa ryzyko, że wybierze inną firmę.

Zbyt wiele wymagań

Wymaganie kompetencji, które nie są rzeczywiście potrzebne na stanowisku, nie poprawia jakości rekrutacji. Zmniejsza jedynie liczbę dostępnych kandydatów.

Brak przygotowania na pierwszy dzień

Proces nie kończy się w momencie powiedzenia kandydatowi „tak”.

Trzeba przygotować:

• pojazd,
• dokumenty,
• instruktaż,
• osobę odpowiedzialną za wdrożenie,
• trasę lub zakres pierwszej pracy,
• dostęp do potrzebnych systemów.

Każdy dzień opóźnienia między gotowością kierowcy a faktycznym uruchomieniem pojazdu wydłuża czas niepełnej obsady.

Jak zbudować plan awaryjny na brak kierowców?

Najskuteczniejsze firmy nie zaczynają szukać rozwiązania dopiero w chwili, gdy kierowca nie pojawia się w pracy.

Plan powinien z góry określać:

Dobry plan działa zanim pojawi się kryzys

Jeżeli firma dopiero podczas dużej absencji próbuje ustalić, kto może przejąć trasy i skąd pozyskać dodatkowych kierowców, traci najcenniejszy zasób – czas.

Znacznie lepiej wcześniej ustalić:

• listę krytycznych stanowisk,
• minimalną wymaganą obsadę,
• dostępność kierowców rezerwowych,
• partnerów do zastępstw,
• maksymalny dopuszczalny czas wakatu,
• procedurę szybkiej rekrutacji.

Jak najszybciej odbudować pełną obsadę kierowców?

Najskuteczniejsze podejście łączy trzy działania: natychmiastowe zabezpieczenie tras, szybkie uruchomienie właściwego źródła kierowców i równoległe usunięcie przyczyny powtarzających się braków.

W praktyce oznacza to:

1. ustalenie, które pojazdy i kontrakty są zagrożone,
2. wykorzystanie rezerwy lub zastępstwa tam, gdzie brak jest najdroższy,
3. precyzyjne określenie profilu potrzebnego kierowcy,
4. skrócenie procesu decyzyjnego,
5. rozszerzenie źródeł kandydatów, jeśli lokalny rynek jest niewystarczający,
6. równoległe prowadzenie rekrutacji stałej przy długoterminowym wakacie,
7. budowanie bufora na kolejne absencje i odejścia.

Największym błędem jest traktowanie każdego braku kierowcy jako identycznego problemu rekrutacyjnego.

Jednego dnia firma potrzebuje kierowcy zastępczego. Innym razem stałego pracownika. Przy nowym kontrakcie potrzebuje zaś całego systemu pozwalającego uruchamiać kolejne osoby zgodnie z harmonogramem.

Im wcześniej przedsiębiorstwo potrafi rozpoznać, z którym z tych problemów ma do czynienia, tym krócej pojazdy pozostają bez właściwej obsady.

Im dłużej pojazd pozostaje bez obsady, tym większe znaczenie ma koszt czasu potrzebnego na znalezienie zastępstwa. Zobacz, jak policzyć koszt braku kierowcy i postoju ciężarówki.