Ile kosztuje brak kierowcy? Jak policzyć koszt postoju ciężarówki

Brak kierowcy nie kosztuje firmy tyle, ile wynosi cały przychód z niewykonanych tras. Gdy ciężarówka stoi, część kosztów zmiennych nie powstaje – nie trzeba kupować paliwa na niewykonaną trasę ani płacić opłat drogowych za kilometry, których pojazd nie przejechał. Firma nadal ponosi jednak koszty stałe pojazdu i traci marżę, którą ciężarówka mogłaby wypracować.

Dlatego koszt nieobsadzonego stanowiska kierowcy trzeba liczyć szerzej: jako utraconą marżę, koszty stojącego pojazdu, wydatki związane z rekrutacją i zastępstwem oraz ryzyko dla obsługiwanych kontraktów.

Ile naprawdę kosztuje brak kierowcy w firmie transportowej?

Rzeczywisty koszt braku kierowcy składa się z dwóch różnych problemów: kosztów, które firma nadal musi ponosić, oraz wyniku, którego nie osiąga z powodu niewykorzystania pojazdu.

Nieobsadzona ciężarówka może być:

• sprawna technicznie,
• ubezpieczona,
• objęta leasingiem lub finansowaniem,
• przypisana do kontraktu,
• gotowa do wykonania przewozu.

Bez kierowcy pozostaje jednak niewykorzystanym zasobem.

To szczególnie istotne w obecnej sytuacji na rynku. W Europie problem niedoboru zawodowych kierowców pozostaje strukturalny, a w Niemczech Berufskraftfahrer nadal należą do zawodów, w których występują trudności z obsadą stanowisk. Brak kierowcy coraz częściej ogranicza więc nie tylko bieżącą pracę floty, ale również możliwość przyjęcia dodatkowych kontraktów.

Dlaczego utracony przychód nie jest równy stracie?

Załóżmy, że samochód ciężarowy miał w ciągu miesiąca wykonać przewozy o wartości 25 000 euro.

Jeżeli pojazd stoi przez cały miesiąc, można powiedzieć, że firma nie osiągnęła 25 000 euro planowanego przychodu. Nie oznacza to jednak automatycznie straty finansowej w wysokości 25 000 euro.

Gdy ciężarówka nie jedzie, firma nie ponosi części wydatków związanych bezpośrednio z trasą.

Mogą to być między innymi:

• paliwo i AdBlue,
• opłaty drogowe,
• część kosztów serwisowych zależnych od przebiegu,
• zużycie opon,
• parkingi trasowe,
• część kosztów związanych bezpośrednio z konkretnym przewozem.

Dlatego do oceny skutków wakatu bardziej przydatna od samego przychodu jest marża pokrycia, czyli Deckungsbeitrag.

Jakie koszty pozostają, gdy ciężarówka stoi?

Brak kilometrów nie oznacza braku kosztów.

W zależności od modelu działania przedsiębiorstwa nadal mogą występować:

• rata leasingowa albo amortyzacja pojazdu,
• finansowanie,
• ubezpieczenie,
• podatek od pojazdu,
• telematyka i systemy flotowe,
• miejsce na bazie,
• koszty administracyjne,
• część kosztów serwisowych i umów flotowych,
• koszt kapitału zaangażowanego w niewykorzystywany pojazd.

Firma posiada więc aktywo, które wymaga finansowania, ale nie wykonuje pracy pozwalającej pokrywać te wydatki.

Co z kosztem kierowcy?

To zależy od przyczyny postoju.

Jeżeli stanowisko jest całkowicie nieobsadzone, firma może nie ponosić wynagrodzenia kierowcy. Inaczej wygląda sytuacja, gdy przyczyną jest:

• choroba zatrudnionego kierowcy,
• urlop,
• szkolenie,
• czasowe odsunięcie od pracy,
• oczekiwanie na zastępstwo.

Dlatego kalkulacja powinna uwzględniać rzeczywistą sytuację, a nie jedną stałą kwotę przypisaną do każdego wakatu.

Sam koszt zatrudnienia jest innym zagadnieniem niż koszt niewykorzystanego stanowiska. Przy szerszej analizie budżetu znaczenie ma pełny koszt pracy i zatrudnienia, ale przy postoju pojazdu kluczowe jest pytanie, ile wyniku firma nie osiąga przez brak obsady.

Jak policzyć utraconą marżę ciężarówki?

Marża pokrycia to przychód pomniejszony o koszty zmienne potrzebne do wykonania przewozu.

W uproszczeniu:

Marża pokrycia = przychód z przewozów – koszty zmienne przewozów

Przykład:

• planowany przychód ciężarówki: 25 000 euro,
• koszty zależne od wykonanych tras: 16 000 euro,
• marża pokrycia: 9 000 euro.

Jeżeli pojazd przez cały ten okres stoi wyłącznie z powodu braku kierowcy, firma nie traci automatycznie 25 000 euro wyniku. Traci przede wszystkim możliwość wypracowania 9 000 euro marży pokrycia, która w normalnej sytuacji służyłaby do pokrycia kosztów stałych i budowania wyniku przedsiębiorstwa.

Kwoty w tym przykładzie służą wyłącznie pokazaniu sposobu liczenia. Każda firma powinna podstawić własny przychód na pojazd oraz własną strukturę kosztów.

Jak obliczyć koszt nieobsadzonego wakatu kierowcy?

Dla celów zarządczych warto policzyć trzy wartości osobno.

1. Gotówkowy koszt postoju

Pokazuje, ile pieniędzy firma nadal musi wydać mimo tego, że pojazd nie pracuje.

Gotówkowy koszt postoju = koszty stałe pojazdu + dodatkowe koszty wakatu

Dodatkowymi kosztami mogą być na przykład:

• kampanie rekrutacyjne,
• czas rekrutera i HR,
• badania i dokumenty,
• wdrożenie nowego kierowcy,
• organizacja transportu lub zakwaterowania,
• nadgodziny osób reorganizujących flotę.

2. Utracona marża

Utracona marża = planowany przychód – koszty zmienne, których firma nie poniosła

Ta wartość pokazuje, ile potencjalnego Deckungsbeitrag przepadło przez niewykorzystanie ciężarówki.

3. Całkowity wpływ wakatu na wynik

Praktyczny model może wyglądać następująco:

Koszt wakatu = utracona marża + dodatkowe koszty spowodowane wakatem + koszty zakłócenia kontraktu

Do ostatniej grupy mogą należeć:

• droższy przewóz podwykonawcy,
• transport zastępczy,
• nadgodziny innych kierowców w granicach dopuszczalnych przepisami,
• kary wynikające z umów, jeśli występują,
• utrata części wolumenu,
• dodatkowe koszty dyspozycji i reorganizacji.

Przykład: ile może kosztować 30 dni bez kierowcy?

Załóżmy modelową sytuację:

Po miesiącu postoju można więc spojrzeć na problem z dwóch perspektyw.

Perspektywa płynności

Firma nadal musi pokryć przykładowe 4 500 euro kosztów stałych oraz 2 000 euro dodatkowych kosztów związanych z obsadzeniem stanowiska.

To 6 500 euro wydatków wymagających finansowania, mimo że pojazd nie generuje przychodu.

Perspektywa wyniku

Firma nie wypracowała 9 000 euro planowanej marży, a dodatkowo wydała 2 000 euro na proces obsadzenia wakatu.

W takim ujęciu pogorszenie wyniku względem planu wynosi:

9 000 € + 2 000 € = 11 000 €

Jeżeli dojdzie do konieczności zakupu droższego transportu zastępczego lub innych kosztów związanych z kontraktem, trzeba doliczyć je oddzielnie.

Co zmienia wakat trwający 7, 30 lub 60 dni?

Najważniejszą zmienną jest czas. Jednorazowy koszt rekrutacji nie musi rosnąć każdego dnia, ale niewykorzystana zdolność przewozowa oraz część kosztów stałych kumulują się wraz z długością postoju.

Jeżeli firma zna średnią dzienną marżę pokrycia pojazdu, może szybko oszacować skalę problemu.

Załóżmy modelowo, że ciężarówka wypracowuje średnio 350 euro marży pokrycia na produktywny dzień.

To nadal wyłącznie model. Własna marża może być znacznie wyższa albo niższa w zależności od rodzaju transportu, wykorzystania floty, kontraktu, tras i stawek.

Najważniejsza zasada brzmi: koszt wakatu powinien być liczony w funkcji czasu, a nie tylko jako jednorazowy koszt rekrutacji nowego kierowcy.

Co się dzieje, gdy brakuje kilku kierowców jednocześnie?

Jeden nieobsadzony pojazd jest problemem jednostkowym. Pięć lub dziesięć wakatów może już istotnie zmienić zdolność przedsiębiorstwa do realizacji kontraktów.

Załóżmy flotę 100 pojazdów.

Jeżeli przez brak kierowców 8 ciężarówek nie wykonuje regularnej pracy, rzeczywista dostępność floty spada do 92% jeszcze zanim uwzględnimy:

• serwisy,
• awarie,
• urlopy,
• choroby,
• szkolenia,
• inne nieplanowane zdarzenia.

To pokazuje, dlaczego w transporcie liczba pojazdów nie powinna być utożsamiana z rzeczywistą zdolnością przewozową.

Ciężarówka bez odpowiedniej obsady nie jest aktywną jednostką produkcyjną.

Efekt skali może działać szybciej, niż wynika z liczby wakatów

Brak kilku kierowców może wymuszać:

• przesuwanie pracowników między relacjami,
• zmiany harmonogramów,
• ograniczanie mniej rentownych tras,
• korzystanie z droższych podwykonawców,
• odrzucanie dodatkowych zleceń,
• większe obciążenie działu dyspozycji.

Problem przestaje wtedy dotyczyć wyłącznie samochodów, które stoją. Zaczyna wpływać na całą organizację.

Jak brak kierowców wpływa na kontrakty transportowe?

W Europie niedostępność kierowców jest już dla wielu operatorów ograniczeniem możliwości wzrostu. Firmy deklarują rezygnację z części nowych kontraktów właśnie dlatego, że nie mają wystarczającej liczby osób do obsadzenia pojazdów.

Dla przewoźnika istniejącego kontraktu problem może wyglądać jeszcze inaczej.

Brak kierowcy może oznaczać konieczność:

• przekazania trasy podwykonawcy,
• zakupu transportu po aktualnej stawce rynkowej,
• zmiany wykorzystania własnej floty,
• negocjacji terminu lub wielkości wolumenu,
• rezygnacji z bardziej rentownego zlecenia, aby zabezpieczyć strategicznego klienta.

Najdroższy nie zawsze jest sam dzień postoju

Znacznie większym problemem może być sytuacja, w której brak odpowiedniej liczby kierowców powoduje trwałe zmniejszenie wolumenu przydzielonego przewoźnikowi.

Wtedy koszt należy analizować nie tylko na poziomie:

„ile kosztował nas ten tydzień?”

ale także:

„jaki Deckungsbeitrag mogliśmy osiągać z tego kontraktu przez następne miesiące?”

Kiedy opłaca się uruchomić kierowcę zastępczego?

Odpowiedź można oprzeć na prostym progu ekonomicznym.

Zastępstwo jest finansowo uzasadnione wtedy, gdy koszt jego uruchomienia jest niższy od wartości marży i kosztów ryzyka, które dzięki niemu firma zachowuje.

Przykładowo:

• brak kierowcy powoduje utratę 350 euro marży dziennie,
• brak realizacji może dodatkowo wymagać drogiego podwykonawcy,
• kontrakt wymaga utrzymania określonego wolumenu.

W takiej sytuacji porównywanie rozwiązania zastępczego wyłącznie z wynagrodzeniem własnego kierowcy daje niepełny obraz.

Trzeba porównać je z kosztem pozostawienia pojazdu bez obsady.

Nie każdy wakat wymaga tego samego rozwiązania

Inaczej należy traktować:

• dwudniową absencję,
• planowany urlop,
• nagłe odejście pracownika,
• stały wakat,
• uruchomienie nowych pojazdów,
• sezonowy wzrost wolumenu.

Przy krótkich brakach najważniejsza może być natychmiastowa dostępność zastępstwa. Przy trwałym wakacie znaczenie ma przede wszystkim stabilne obsadzenie stanowiska.

Własna rekrutacja czy zewnętrzna obsada kierowcy?

Nie ma jednego rozwiązania odpowiedniego dla każdej floty.

Własna rekrutacja może być właściwym wyborem, gdy firma:

• ma rozbudowany dział HR,
• dysponuje stałym napływem kandydatów,
• może zaakceptować dłuższy czas obsadzenia stanowiska,
• chce budować własną stałą załogę.

Zewnętrzne wsparcie zyskuje znaczenie, gdy:

• ciężarówka już stoi,
• firma musi szybko uruchomić dodatkowe pojazdy,
• występują częste absencje,
• potrzeba kilku lub kilkunastu kierowców jednocześnie,
• wymagane są konkretne uprawnienia lub doświadczenie,
• firma nie chce budować własnego międzynarodowego procesu rekrutacyjnego.

Jednym z modeli zwiększających elastyczność jest leasing pracowniczy, w którym koszt usługi można porównywać nie tylko ze stawką wynagrodzenia pracownika, ale również z kosztem czasu potrzebnego na samodzielne uzupełnienie wakatu.

W transporcie szczególne znaczenie ma też dostęp do kandydatów dopasowanych do konkretnej pracy – np. BDF, chłodni, plandeki, cysterny, transportu lokalnego lub dalekobieżnego. Rozwiązania dotyczące obsady kierowców i pracowników logistyki powinny być dlatego oceniane również przez pryzmat czasu uruchomienia pracownika oraz ciągłości obsady.

Jakie KPI pokażą, czy brak kierowców zaczyna kosztować za dużo?

Firmy transportowe często dokładnie mierzą spalanie i wykorzystanie pojazdu, ale znacznie rzadziej liczą koszt niewykorzystanej obsady.

Warto obserwować co najmniej:

Dane z pojazdów również mogą pomóc oddzielić problem techniczny od kadrowego. Jeżeli pojazd jest sprawny, ale jego wykorzystanie pozostaje niskie z powodu braku obsady, nie rozwiąże tego sama optymalizacja tras. Analiza KPI i danych z telematyki floty może pomóc zidentyfikować niewykorzystaną zdolność przewozową.

Kiedy brak kierowcy nie oznacza dużej straty?

Nie każda stojąca ciężarówka oznacza automatycznie konieczność obsadzenia jej za wszelką cenę.

Jeżeli:

• nie ma wystarczającego popytu na przewozy,
• stawki za dostępne zlecenia są zbyt niskie,
• trasy generują bardzo mały albo ujemny Deckungsbeitrag,
• pojazd i tak miał zostać wycofany z użytkowania,
• firma posiada nadmiarową rezerwę flotową,

to koszt wakatu może być znacznie niższy niż przy ciężarówce przypisanej do rentownego kontraktu.

Dlatego przed uruchomieniem kosztownej rekrutacji warto odpowiedzieć na pytanie: czy brakuje nam kierowcy do rentownej pracy, czy po prostu mamy więcej pojazdów niż opłacalnych zleceń?

To dwa zupełnie różne problemy biznesowe.

Jak podjąć decyzję, zanim brak kierowcy zatrzyma ciężarówkę?

Najlepszym rozwiązaniem jest policzenie kosztu wakatu zanim wakat rzeczywiście się pojawi.

Dla każdego typu pojazdu lub kontraktu warto znać:

• średni przychód na dzień pracy,
• średnie koszty zmienne,
• marżę pokrycia na dzień,
• koszty stałe pojazdu,
• średni czas rekrutacji kierowcy,
• koszt uruchomienia zastępstwa,
• maksymalną liczbę dni, przez które pojazd może pozostać bez obsady bez zagrożenia kontraktu.

Na tej podstawie można ustalić prosty próg działania.

Przykładowo:

• 0–2 dni: rozwiązanie wewnętrzne lub rezerwa,
• 3–7 dni: aktywacja zastępstwa, jeżeli zagrożona jest realizacja kontraktu,
• powyżej 7 dni: równoległe uruchomienie rekrutacji stałej i rozwiązania zapewniającego ciągłość operacyjną.

Nie są to uniwersalne terminy dla każdej firmy. Ich wartość polega na tym, że przedsiębiorstwo ustala własne progi wcześniej, zamiast podejmować decyzje dopiero wtedy, gdy pojazd już stoi.

Brak kierowcy to koszt niewykorzystanej zdolności przewozowej

Największym błędem jest patrzenie na wakat kierowcy wyłącznie jako na problem działu HR.

W firmie transportowej brak obsady wpływa jednocześnie na flotę, dyspozycję, finanse, sprzedaż i relację z klientem.

Dlatego warto rozdzielić trzy wartości:

• utracony przychód – pokazuje, jakiej sprzedaży nie zrealizowano,
• gotówkowy koszt postoju – pokazuje, jakie wydatki nadal trzeba finansować,
• utracona marża i dodatkowe koszty wakatu – pokazują realny wpływ braku kierowcy na wynik firmy.

Im dłużej stanowisko pozostaje nieobsadzone i im bardziej rentowna jest praca przypisana do danego pojazdu, tym większe znaczenie ma czas potrzebny na znalezienie zastępstwa.

W transporcie pytanie „ile kosztuje kierowca?” powinno więc zawsze występować obok drugiego: „ile kosztuje nas brak kierowcy?”.

Sam koszt wakatu to tylko jedna strona problemu. Znaczenie ma również szybkość reakcji firmy, dostępność zastępstw i organizacja procesu rekrutacyjnego. Zobacz, jak szybko uzupełnić braki kierowców w firmie transportowej.