Leasing kierowców czy własna rekrutacja? Co bardziej się opłaca

Leasing kierowców i własna rekrutacja rozwiązują ten sam problem w zupełnie inny sposób. Własny kierowca może być najlepszym wyborem dla stabilnego, długoterminowego stanowiska. Leasing pracowniczy zyskuje przewagę wtedy, gdy firma potrzebuje obsady szybko, ma sezonowe skoki zapotrzebowania, musi zastąpić nieobecnego pracownika albo uruchamia kilka pojazdów jednocześnie.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie: „co jest tańsze?”. Znacznie ważniejsze jest: ile kosztuje firmę czas potrzebny na pozyskanie pracownika, jak stabilne jest zapotrzebowanie i jakie ryzyko powstaje, gdy stanowisko pozostaje nieobsadzone.

Czym różni się leasing kierowców od własnej rekrutacji?

Przy własnej rekrutacji firma sama znajduje kierowcę i zatrudnia go bezpośrednio. W leasingu pracowniczym kierowca pozostaje pracownikiem firmy udostępniającej personel i wykonuje pracę u klienta korzystającego z jego pracy.

Różnica nie ogranicza się więc do tego, kto publikuje ogłoszenie.

Zmienia się również odpowiedzialność za:

• pozyskanie kandydatów,
• wstępną selekcję,
• część administracji personalnej,
• organizację zastępstwa,
• skalowanie zatrudnienia,
• ryzyko związane z zakończeniem zapotrzebowania.

Z punktu widzenia firmy transportowej leasing nie powinien być traktowany wyłącznie jako „droższy kierowca z agencji”. Jest to inny model organizowania dostępności personelu.

Kiedy własna rekrutacja kierowców ma największy sens?

Własna rekrutacja jest szczególnie korzystna, gdy zapotrzebowanie na kierowcę jest stałe, przewidywalne i długoterminowe.

Przykładowo firma posiada:

• stały kontrakt,
• przewidywalną liczbę pojazdów,
• niewielką rotację,
• własny dział rekrutacji lub HR,
• regularny napływ kandydatów,
• czas na przeprowadzenie procesu zatrudnienia.

W takim przypadku budowanie własnej załogi może być najlepszą strategią.

Dlaczego własny kierowca jest atrakcyjny przy stałym zapotrzebowaniu?

Pracownik zatrudniony bezpośrednio może przez wiele lat wykonywać tę samą pracę, znać klientów, trasy, pojazdy i wewnętrzne procedury.

Z czasem firma korzysta również z doświadczenia, które pracownik zdobył już w konkretnym przedsiębiorstwie.

Przy stabilnym zatrudnieniu łatwiej również:

• budować stałe zespoły,
• rozwijać kulturę organizacyjną,
• prowadzić własny system szkoleń,
• planować rozwój pracownika,
• przydzielać kierowców do konkretnych klientów lub pojazdów.

Gdzie pojawia się problem?

Własna rekrutacja działa dobrze tak długo, jak długo firma ma wystarczająco dużo czasu i kandydatów.

Jeżeli ciężarówka już stoi, kontrakt rozpoczyna się za kilka dni albo jednocześnie trzeba zatrudnić dziesięciu kierowców, sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Kiedy leasing kierowców jest lepszym rozwiązaniem?

Leasing kierowców zyskuje przewagę przede wszystkim wtedy, gdy ważniejsze od długoterminowego budowania własnej kadry jest szybkie zapewnienie wymaganej liczby osób do pracy.

Typowe sytuacje to:

• nagłe odejście pracownika,
• długotrwała choroba kierowcy,
• okres urlopowy,
• uruchomienie nowego kontraktu,
• sezonowy wzrost liczby zleceń,
• otwarcie nowej bazy,
• powiększenie floty,
• problem z pozyskaniem kandydatów lokalnie,
• potrzeba zatrudnienia kilku lub kilkunastu osób w krótkim czasie.

W takim modelu klient nie musi samodzielnie budować całego procesu pozyskiwania pracowników.

Na tym polega główna wartość leasingu pracowniczego: przedsiębiorstwo kupuje nie tylko samą pracę kierowcy, lecz również większą elastyczność w zarządzaniu obsadą.

Co naprawdę porównywać przy liczeniu kosztów?

Porównanie samego wynagrodzenia własnego kierowcy ze stawką za godzinę lub miesiąc pracy pracownika leasingowego daje niepełny wynik.

W przypadku własnej rekrutacji do rachunku powinny trafić między innymi:

• koszt publikacji i promowania ofert,
• czas rekruterów,
• czas menedżera uczestniczącego w rekrutacji,
• selekcja i kontakt z kandydatami,
• badania i formalności,
• wdrożenie,
• koszt administracji kadrowo-płacowej,
• ryzyko odejścia kierowcy podczas lub krótko po rekrutacji.

Do kosztu leasingu należy natomiast wliczyć pełną cenę usługi oraz warunki współpracy z dostawcą.

Najważniejsza różnica: koszt czasu

Jeżeli własna rekrutacja jest tańsza o 1 000 euro, ale przez dodatkowe trzy tygodnie ciężarówka pozostaje bez kierowcy, pozorna oszczędność może szybko zniknąć.

Dlatego prawidłowa decyzja powinna porównywać:

całkowity koszt pozyskania kierowcy + koszt czasu potrzebnego na jego pozyskanie.

Dlaczego czas rekrutacji ma wartość finansową?

W transporcie wakat może bezpośrednio ograniczać wykorzystanie aktywa wartego dziesiątki lub setki tysięcy euro.

Firma może posiadać:

• sprawną ciężarówkę,
• opłacony leasing,
• przydzielony kontrakt,
• zaplanowaną trasę,
• zapotrzebowanie klienta.

Jeżeli nie ma kierowcy, wszystkie pozostałe elementy nie tworzą pełnej zdolności przewozowej.

Jak uwzględnić czas w porównaniu?

Załóżmy:

• firma potrzebuje kierowcy od dziś,
• własna rekrutacja zajmie szacunkowo 30 dni,
• zewnętrzna obsada może być dostępna znacznie wcześniej,
• pojazd generuje określoną marżę każdego produktywnego dnia.

Wtedy koszt czekania powinien być elementem decyzji.

Im bardziej rentowny pojazd i im dłuższy przewidywany czas wakatu, tym większa może być wartość szybkiego zapewnienia obsady.

Co wybrać przy sezonowym wzroście zleceń?

Przy krótkotrwałym zwiększeniu zapotrzebowania leasing pracowniczy często lepiej odpowiada charakterowi problemu niż stałe powiększanie własnego zatrudnienia.

Przykładem może być firma, która przez trzy miesiące potrzebuje dodatkowych dziesięciu kierowców.

Stała rekrutacja rodzi wtedy dwa pytania:

1. Czy uda się zatrudnić wszystkich pracowników przed rozpoczęciem sezonu?
2. Co zrobić z dodatkową załogą, kiedy liczba zleceń wróci do normalnego poziomu?

Leasing pozwala dopasować personel do okresowego zapotrzebowania bez konieczności budowania docelowej struktury zatrudnienia pod krótkotrwały szczyt.

Kiedy własna rekrutacja nadal może wygrać?

Jeżeli „sezonowy” wzrost powtarza się przez większość roku albo firma regularnie utrzymuje podobny dodatkowy wolumen, może się okazać, że realnie potrzebuje stałego zwiększenia załogi.

Wtedy problemem nie jest już sezon, lecz trwała zmiana skali działalności.

Jak reagować na chorobę lub nagłe odejście kierowcy?

Nagła absencja jest jednym z przypadków, w których klasyczna rekrutacja ma ograniczoną użyteczność.

Jeżeli kierowca informuje o dłuższej nieobecności w poniedziałek rano, nie można zakładać, że we wtorek własny proces rekrutacyjny dostarczy odpowiedniego pracownika.

Firma ma wtedy kilka możliwości:

• wykorzystać kierowcę rezerwowego,
• przeorganizować obsadę innych pojazdów,
• zlecić przewóz podwykonawcy,
• uruchomić pracownika zastępczego,
• czasowo wyłączyć pojazd z eksploatacji.

Każde z tych rozwiązań ma inny koszt.

Dlatego firmy o dużej flocie powinny wcześniej określić, przez ile dni mogą funkcjonować bez zastępstwa i w którym momencie uruchamiają zewnętrzną obsadę.

Jak obsadzić kierowców przy uruchomieniu nowego kontraktu?

Nowy kontrakt jest dobrym przykładem sytuacji, w której nie trzeba wybierać wyłącznie jednego modelu.

Załóżmy, że klient od przyszłego miesiąca powierza przewoźnikowi 20 nowych tras.

Firma może potrzebować 20 lub więcej dodatkowych kierowców, zanim własny dział HR zdąży stworzyć pełną obsadę.

Rozwiązaniem może być:

1. uruchomienie części kierowców przez leasing pracowniczy,
2. równoległa rekrutacja własnej załogi,
3. stopniowe dopasowanie struktury personalnej po ustabilizowaniu kontraktu.

Takie podejście zmniejsza ryzyko sytuacji, w której przedsiębiorstwo zdobywa klienta i posiada pojazdy, ale nie jest w stanie wykorzystać zakontraktowanego wolumenu.

Co zmienia potrzeba zatrudnienia kilku kierowców jednocześnie?

Rekrutacja jednej osoby i rekrutacja piętnastu osób to dwa różne projekty.

Przy większej liczbie stanowisk pojawiają się dodatkowe ograniczenia:

• liczba dostępnych kandydatów,
• wydajność działu HR,
• liczba rozmów i procesów selekcji,
• terminy badań i formalności,
• wdrożenie większej grupy,
• zakwaterowanie, jeżeli jest potrzebne,
• transport pracowników,
• ryzyko rezygnacji części kandydatów przed rozpoczęciem pracy.

Przy dużym zapotrzebowaniu znaczenie ma więc nie tylko to, czy firma potrafi znaleźć jednego kierowcę, ale jak szybko potrafi dostarczyć całą wymaganą obsadę.

Rozwiązania przeznaczone dla transportu i logistyki powinny być dlatego oceniane również pod kątem skali możliwej rekrutacji, dostępności zastępstw i czasu uruchomienia pracowników.

Jakie ryzyka ma własna rekrutacja, a jakie leasing?

Nie istnieje model całkowicie pozbawiony ryzyka.

Ryzyka własnej rekrutacji

• długi czas obsadzenia stanowiska,
• mała liczba kandydatów,
• koszt procesu zakończonego bez zatrudnienia,
• rezygnacja kandydata przed rozpoczęciem pracy,
• odejście nowego pracownika po krótkim czasie,
• konieczność samodzielnego ponowienia procesu.

Ryzyka leasingu pracowniczego

• wyższy jednostkowy koszt usługi niż samo wynagrodzenie pracownika,
• zależność od jakości dostawcy personelu,
• konieczność dokładnego określenia wymagań stanowiska,
• ograniczenia wynikające z przepisów dotyczących pracy tymczasowej,
• konieczność prawidłowego zarządzania okresem współpracy.

Dlatego przy wyborze dostawcy nie należy porównywać wyłącznie stawek.

Znaczenie mają również:

• czas reakcji,
• liczba dostępnych kandydatów,
• doświadczenie w transporcie,
• procedura zastępstw,
• obsługa dokumentów,
• wsparcie operacyjne po rozpoczęciu pracy.

Co trzeba uwzględnić przy leasingu pracowników w Niemczech?

Leasing pracowniczy w Niemczech nie jest zwykłą usługą pośrednictwa w znalezieniu pracownika. Arbeitnehmerüberlassung podlega przepisom niemieckiej ustawy AÜG i wymaga spełnienia określonych warunków przez firmę udostępniającą pracowników.

Dla klienta oznacza to, że przed rozpoczęciem współpracy warto zweryfikować między innymi:

• czy dostawca posiada wymagane uprawnienia do Arbeitnehmerüberlassung,
• jak wygląda formalne zatrudnienie kierowców,
• jak rozliczane są wynagrodzenia i warunki pracy,
• jak kontrolowany jest czas skierowania pracownika do danego klienta,
• kto odpowiada za dokumentację personalną,
• jak wygląda proces zastąpienia pracownika.

Przy długotrwałym korzystaniu z tego samego pracownika trzeba również uwzględniać zasady dotyczące maksymalnego okresu udostępnienia oraz równego traktowania pracowników wynikające z AÜG.

Szczegółowe koszty zatrudnienia należy przy tym oddzielić od samego modelu pozyskania personelu. Inne pytanie brzmi bowiem „ile kosztuje pracownik”, a inne „który sposób zapewnienia obsady jest dla firmy korzystniejszy”. W analizie pierwszego problemu pomocne jest porównanie kosztów pracy w Niemczech i Polsce.

Kiedy najlepiej działa model mieszany?

W wielu firmach transportowych najlepszym rozwiązaniem nie jest wybór „albo własna załoga, albo leasing”, lecz połączenie obu modeli.

Można utrzymywać własny zespół odpowiadający za podstawową, przewidywalną część działalności i korzystać z elastycznej obsady przy:

• szczytach sezonowych,
• urlopach,
• chorobach,
• nagłych odejściach,
• nowych kontraktach,
• tymczasowym zwiększeniu floty.

Przykład modelu mieszanego

Firma potrzebuje na co dzień 100 kierowców.

Może utrzymywać własny zespół odpowiadający za podstawowe 90–95 stanowisk i budować możliwość szybkiego pozyskania dodatkowych osób wtedy, gdy rzeczywiste zapotrzebowanie rośnie.

Nie oznacza to, że takie proporcje są optymalne dla każdego przedsiębiorstwa. Chodzi o zasadę: stałe zapotrzebowanie obsługiwać stabilną strukturą, a zmienność zabezpieczać elastycznym zasobem.

Leasing kierowców czy własna rekrutacja – co jest tańsze?

Nie można odpowiedzieć na to pytanie jedną stawką.

Własna rekrutacja może być tańsza przy:

• łatwo dostępnych kandydatach,
• długim okresie zatrudnienia,
• niskiej rotacji,
• sprawnym wewnętrznym HR,
• braku presji czasowej.

Leasing może być ekonomicznie korzystniejszy, gdy:

• koszt nieobsadzonego pojazdu jest wysoki,
• kierowca potrzebny jest natychmiast,
• zapotrzebowanie jest krótkoterminowe,
• firma musi pozyskać wiele osób jednocześnie,
• własna rekrutacja trwa zbyt długo,
• brak obsady zagraża realizacji kontraktu.

Dlatego koszt powinno się porównywać w całym okresie zapotrzebowania, a nie tylko w przeliczeniu na godzinę pracy.

Jak wybrać właściwe rozwiązanie dla swojej floty?

Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć na kilka konkretnych pytań.

Najlepszy model zależy od rodzaju problemu kadrowego

Własna rekrutacja i leasing kierowców nie są bezpośrednimi zamiennikami w każdej sytuacji.

Własne zatrudnienie dobrze odpowiada na stabilne i długoterminowe potrzeby kadrowe. Leasing pracowniczy pomaga przede wszystkim zarządzać czasem, zmiennością zapotrzebowania i ryzykiem powstania luk w obsadzie.

Najważniejsze jest więc rozpoznanie, jaki problem firma próbuje rozwiązać.

• Jeżeli celem jest stałe zwiększenie załogi – warto rozwijać własną rekrutację.
• Jeżeli problemem jest nagły brak kierowcy – kluczowa jest szybkość zastępstwa.
• Jeżeli firma rośnie sezonowo – istotna jest możliwość zmniejszenia obsady po zakończeniu szczytu.
• Jeżeli rozpoczyna duży kontrakt – najlepsze może być równoległe wykorzystanie kilku metod pozyskania personelu.

Najdroższy model zatrudnienia nie zawsze ma najwyższą stawkę. Czasami najdroższym rozwiązaniem jest zbyt długie czekanie na pracownika.