Leasing pracowniczy w Niemczech: jak działa limit 18 miesięcy?

W niemieckim Arbeitnehmerüberlassung ten sam pracownik tymczasowy może być co do zasady udostępniany temu samemu przedsiębiorstwu maksymalnie przez 18 kolejnych miesięcy. Limit nie dotyczy jednak stanowiska ani samej agencji. Liczy się relacja pomiędzy konkretnym pracownikiem a konkretnym przedsiębiorstwem korzystającym z jego pracy.

To ważne, ponieważ zmiana firmy udostępniającej pracownika nie zawsze rozpoczyna liczenie od początku. Podobnie krótka przerwa w wykonywaniu pracy może zostać doliczona do wcześniejszego okresu. Przedsiębiorstwo korzystające z leasingu pracowniczego powinno więc kontrolować historię każdego pracownika, a nie wyłącznie datę rozpoczęcia aktualnej umowy z agencją.

Na czym polega limit 18 miesięcy w leasingu pracowniczym w Niemczech?

Niemiecka ustawa AÜG przewiduje, że ten sam Leiharbeitnehmer może być co do zasady udostępniany temu samemu Entleiherowi maksymalnie przez 18 kolejnych miesięcy.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo nie może bez końca korzystać z tej samej osoby jako pracownika tymczasowego na podstawie standardowego ustawowego limitu.

Przepisy nakładają obowiązek zarówno na:

• Verleihera – firmę udostępniającą pracownika,
• Entleihera – przedsiębiorstwo, w którym pracownik faktycznie wykonuje pracę.

Obie strony powinny więc wiedzieć, kiedy rozpoczął się okres udostępnienia i jakie wcześniejsze okresy należy do niego doliczyć.

Czy jest to limit zatrudnienia pracownika przez agencję?

Nie.

Pracownik może pozostawać zatrudniony przez Verleihera dłużej niż 18 miesięcy. Ograniczenie dotyczy udostępnienia tej samej osoby temu samemu Entleiherowi.

Po zakończeniu jednego Einsatz pracownik może więc zostać skierowany do innego przedsiębiorstwa, jeśli spełnione są wszystkie pozostałe warunki Arbeitnehmerüberlassung.

Kogo dokładnie dotyczy limit 18 miesięcy?

Limit jest związany z konkretną parą: pracownik – Entleiher.

Nie jest przypisany:

• do stanowiska,
• do maszyny,
• do projektu,
• do konkretnego oddziału agencji,
• wyłącznie do jednej umowy pomiędzy agencją a klientem.

To bardzo ważne przy większych przedsiębiorstwach, które korzystają jednocześnie z kilku dostawców personelu.

Przykład

Pracownik jest przez 10 miesięcy udostępniany firmie X przez agencję A.

Następnie kończy współpracę z agencją A i rozpoczyna pracę przez agencję B, ale nadal wykonuje pracę w firmie X.

Sama zmiana Verleihera nie oznacza automatycznie rozpoczęcia nowego okresu 18 miesięcy.

Jeżeli ustawowe warunki sumowania okresów są spełnione, wcześniejsze 10 miesięcy trzeba uwzględnić.

Od kiedy liczy się 18 miesięcy Arbeitnehmerüberlassung?

Liczenie rozpoczyna się wraz z faktycznym udostępnieniem konkretnego pracownika konkretnemu Entleiherowi.

Dla przedsiębiorstwa korzystającego regularnie z pracowników tymczasowych najbezpieczniej prowadzić historię każdego Einsatz osobno.

Powinna obejmować przynajmniej:

• imię i nazwisko pracownika,
• Verleihera,
• Entleihera,
• datę rozpoczęcia Einsatz,
• datę zakończenia,
• ewentualne wcześniejsze okresy pracy w tej samej firmie,
• przerwy pomiędzy Einsatzami.

Dlaczego sama data z aktualnej umowy nie wystarczy?

Pracownik mógł wcześniej wykonywać pracę u tego samego Entleihera za pośrednictwem:

• tej samej agencji,
• innego oddziału agencji,
• innego Verleihera.

Dlatego przy przyjmowaniu osoby do pracy warto pytać nie tylko o jej ostatnie zatrudnienie, ale również o wcześniejsze Einsatzzeiten u tego samego przedsiębiorstwa.

Czy przerwa zeruje limit 18 miesięcy?

Nie każda przerwa powoduje rozpoczęcie liczenia od początku.

Jeżeli pomiędzy kolejnymi okresami udostępnienia temu samemu Entleiherowi mija nie więcej niż 3 miesiące, wcześniejsze okresy są zasadniczo doliczane.

Przykład: przerwa 2 miesiące

Pracownik:

• pracuje u klienta przez 8 miesięcy,
• ma 2 miesiące przerwy,
• wraca do tego samego Entleihera.

Po powrocie nie rozpoczyna automatycznie nowego okresu od zera. Wcześniejsze 8 miesięcy należy uwzględnić przy obliczaniu Überlassungshöchstdauer.

A co jeśli przerwa trwa ponad 3 miesiące?

Jeżeli pomiędzy Einsatzami u tego samego Entleihera występuje przerwa dłuższa niż trzy miesiące, wcześniejszego okresu co do zasady nie dolicza się do nowego ustawowego okresu 18 miesięcy.

Warto jednak przed planowaniem takiego rozwiązania sprawdzić, czy dla konkretnego przedsiębiorstwa lub branży nie obowiązują dodatkowe regulacje taryfowe.

Czy zmiana agencji pracy zeruje limit 18 miesięcy?

Nie. Zmiana agencji nie jest sposobem na automatyczne rozpoczęcie liczenia od początku.

AÜG nakazuje uwzględniać również wcześniejsze okresy, w których ten sam pracownik był udostępniany temu samemu Entleiherowi przez innego Verleihera, jeżeli przerwy między tymi okresami nie przekroczyły ustawowego limitu.

Przykład:

Dla ustawowego limitu kluczowe jest to, że pracownik nadal wykonuje pracę dla tego samego Entleihera.

Dlatego przedsiębiorstwo korzystające z kilku agencji powinno posiadać własny centralny rejestr Einsatzzeiten. Poleganie wyłącznie na danych pojedynczego dostawcy personelu może być niewystarczające.

Czy zmiana oddziału firmy rozpoczyna okres 18 miesięcy od nowa?

Nie należy zakładać, że sama zmiana zakładu, magazynu czy lokalizacji oznacza nowego Entleihera.

Przy ocenie znaczenie ma podmiot będący pracodawcą po stronie przedsiębiorstwa korzystającego z pracownika.

Jeżeli pracownik przechodzi przykładowo:

• z magazynu firmy X w Hamburgu,
• do magazynu tej samej firmy X w Hanowerze,

ale nadal pracuje dla tego samego podmiotu prawnego, sama zmiana lokalizacji nie musi rozpoczynać nowego okresu.

Inaczej może wyglądać sytuacja w grupie kapitałowej, gdy poszczególne zakłady należą do różnych spółek będących odrębnymi pracodawcami.

Dlatego przy dużych strukturach warto kontrolować nie tylko nazwę marki lub koncernu, ale konkretny podmiot prawny będący Entleiherem.

Czy przeniesienie pracownika na inne stanowisko zeruje limit?

Co do zasady nie.

Limit dotyczy okresu udostępnienia konkretnego pracownika temu samemu Entleiherowi, a nie wyłącznie wykonywania jednej funkcji.

Przeniesienie osoby przykładowo:

• z kompletacji na przyjęcie towaru,
• z jednej hali produkcyjnej do drugiej,
• z jednego zespołu logistycznego do innego

nie powinno być automatycznie traktowane jako rozpoczęcie zupełnie nowego okresu Arbeitnehmerüberlassung.

Co zrobić po 18 miesiącach Arbeitnehmerüberlassung?

Firma powinna zaplanować dalsze rozwiązanie zanim pracownik osiągnie dopuszczalną Überlassungshöchstdauer.

Najczęściej dostępne są trzy możliwości.

1. Zatrudnienie pracownika bezpośrednio

Jeżeli osoba dobrze sprawdziła się w przedsiębiorstwie, może zostać zatrudniona bezpośrednio przez Entleihera.

To naturalne rozwiązanie przy:

• stałym zapotrzebowaniu na stanowisko,
• długoterminowym kontrakcie,
• dobrym dopasowaniu pracownika,
• potrzebie budowania własnej załogi.

2. Zakończenie Einsatz i skierowanie pracownika do innego klienta

Pracownik pozostaje zatrudniony przez Verleihera, ale może zostać skierowany do innego przedsiębiorstwa.

3. Zastąpienie pracownika inną osobą

Ustawowy limit jest co do zasady powiązany z konkretnym pracownikiem. Oznacza to, że dane stanowisko może zostać obsadzone innym Leiharbeitnehmerem, którego własny okres udostępnienia liczony jest osobno.

Przy stałym zapotrzebowaniu na to samo stanowisko warto jednak przeanalizować, czy rotacja pracowników jest rzeczywiście najlepszym rozwiązaniem organizacyjnym.

Czy firma może zatrudnić pracownika tymczasowego bezpośrednio?

Tak. AÜG nie może w praktyce służyć do trwałego blokowania możliwości przejścia pracownika do Entleihera po zakończeniu relacji z Verleiherem.

Co więcej, pracownik tymczasowy powinien mieć dostęp do informacji o wolnych stanowiskach w przedsiębiorstwie korzystającym z jego pracy.

Jeżeli pracownik jest udostępniany temu samemu Entleiherowi od co najmniej 6 miesięcy i w formie tekstowej zgłosi chęć zawarcia z nim umowy o pracę, Entleiher powinien odpowiedzieć na taki wniosek w formie tekstowej i uzasadnić swoją odpowiedź w ustawowym terminie.

Dla przedsiębiorstwa jest to dodatkowy argument, aby przy długich Einsatzach wcześniej określić:

• które osoby mogą zostać przejęte,
• które stanowiska pozostaną elastyczne,
• gdzie po zakończeniu Einsatz potrzebna będzie nowa osoba.

Czy limit 18 miesięcy i Equal Pay to ta sama zasada?

Nie. Überlassungshöchstdauer i Equal Pay to dwa różne mechanizmy AÜG.

Limit 18 miesięcy odpowiada na pytanie:

Jak długo ten sam pracownik może być udostępniany temu samemu Entleiherowi?

Equal Pay dotyczy natomiast:

na jakich zasadach powinno być ustalane wynagrodzenie pracownika tymczasowego w porównaniu z porównywalnym pracownikiem przedsiębiorstwa.

Zasada równego traktowania obowiązuje w AÜG jako punkt wyjścia. Jeżeli jednak stosowany jest odpowiedni układ zbiorowy, możliwe są określone czasowo odstępstwa.

W zakresie wynagrodzenia szczególne znaczenie ma okres 9 miesięcy. Przy określonych układach taryfowych z systemem stopniowego dochodzenia do wynagrodzenia równoważnego możliwe jest zastosowanie szczególnych zasad do maksymalnie 15 miesięcy.

Nie należy więc planować 18-miesięcznego Einsatz wyłącznie na podstawie jednego kosztu pracownika przez cały okres.

Przy kalkulacji długiego Einsatz warto również uwzględnić strukturę kosztów pracy w Niemczech oraz zmiany wynagrodzenia wynikające z właściwych regulacji taryfowych.

Czy limit Arbeitnehmerüberlassung zawsze wynosi dokładnie 18 miesięcy?

Nie zawsze.

AÜG umożliwia określenie innej maksymalnej długości udostępnienia na podstawie odpowiednich układów zbiorowych właściwych dla branży przedsiębiorstwa korzystającego z pracy.

W określonych przypadkach regulacje takie mogą zostać również wdrożone poprzez Betriebsvereinbarung lub Dienstvereinbarung.

Dlatego przed przyjęciem, że konkretna osoba musi zakończyć pracę dokładnie po 18 miesiącach, trzeba sprawdzić:

• branżę Entleihera,
• obowiązujący Tarifvertrag,
• ewentualną Betriebsvereinbarung,
• zakres zastosowania tych regulacji.

Nie należy jednak zakładać istnienia wyjątku bez jego wcześniejszej weryfikacji.

18 miesięcy pozostaje ustawową regułą podstawową.

Jakie obowiązki ma firma korzystająca z leasingu pracowniczego w Niemczech?

Kontrola maksymalnego czasu Einsatz jest tylko jednym z elementów zgodnego z prawem Arbeitnehmerüberlassung.

Przedsiębiorstwo powinno sprawdzić również, czy:

• Verleiher posiada wymagane zezwolenie na Arbeitnehmerüberlassung,
• umowa rzeczywiście określa współpracę jako Arbeitnehmerüberlassung,
• konkretni pracownicy zostali prawidłowo wskazani przed rozpoczęciem pracy,
• warunki stanowiska i wymagane kwalifikacje zostały przekazane Verleiherowi,
• prawidłowo ustalono dane potrzebne do stosowania zasad Gleichstellung i Equal Pay,
• kontrolowana jest długość Einsatz każdego pracownika.

Czy polska agencja może udostępniać pracowników niemieckiej firmie?

Sam fakt posiadania siedziby w Polsce nie wyłącza stosowania niemieckiego AÜG, jeżeli pracownik jest udostępniany do wykonywania pracy w Niemczech.

Verleiher z państwa UE lub EOG może uzyskać niemieckie zezwolenie na Arbeitnehmerüberlassung zasadniczo na podobnych warunkach jak podmiot niemiecki.

Przed rozpoczęciem współpracy niemiecki klient powinien więc potwierdzić, czy zagraniczny dostawca posiada wymagane uprawnienie.

Profesjonalny leasing pracowniczy powinien obejmować nie tylko dostarczenie odpowiedniej liczby osób, ale również prawidłową kontrolę formalnych warunków ich udostępnienia.

Co grozi za przekroczenie limitu 18 miesięcy?

Przekroczenie dopuszczalnej Überlassungshöchstdauer nie jest wyłącznie problemem administracyjnym.

AÜG przewiduje możliwe skutki dotyczące samego stosunku pracy.

Po przekroczeniu dopuszczalnej długości udostępnienia umowa pracownika z Verleiherem może stać się w tym zakresie nieskuteczna, a ustawa przewiduje możliwość powstania stosunku pracy pomiędzy pracownikiem a Entleiherem.

Pracownik posiada przy tym ustawową możliwość złożenia w określonym terminie oświadczenia, że chce utrzymać dotychczasową umowę z Verleiherem.

Czy możliwa jest kara finansowa?

Tak.

Naruszenie ustawowej Überlassungshöchstdauer jest w AÜG wykroczeniem administracyjnym. W przypadku tego rodzaju naruszenia ustawa przewiduje możliwość nałożenia grzywny do 30 000 euro.

Dlatego kontrola dat nie powinna być pozostawiona wyłącznie do momentu, kiedy pracownik zbliża się do 18. miesiąca.

Jak kontrolować okresy Arbeitnehmerüberlassung w firmie?

Przy kilku pracownikach wystarczy dobrze prowadzony rejestr. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset osobach potrzebny jest już proces.

Dla każdego Leiharbeitnehmera warto rejestrować:

Kiedy powinien pojawić się alert?

Nie dopiero w 18. miesiącu.

Przy długoterminowych Einsatzach warto wprowadzić wcześniejsze punkty kontrolne, na przykład:

• po 6 miesiącach,
• przed momentem istotnym dla Equal Pay,
• około 12 miesięcy,
• kilka miesięcy przed planowanym końcem dopuszczalnego Einsatz.

Daje to czas na podjęcie decyzji bez nagłej zmiany obsady.

Jak planować leasing pracowniczy przed upływem 18 miesięcy?

Największym błędem jest traktowanie 18. miesiąca jako daty, którą HR sprawdzi dopiero tuż przed jej nadejściem.

Już kilka miesięcy wcześniej warto podzielić pracowników na trzy grupy.

Grupa 1: pracownicy do bezpośredniego zatrudnienia

Osoby sprawdzone, potrzebne długoterminowo i pracujące na stałych stanowiskach.

Grupa 2: pracownicy, których Einsatz zostanie zakończony

Dotyczy to przede wszystkim stanowisk związanych z czasowym projektem, sezonem lub krótkotrwałym zwiększeniem zapotrzebowania.

Grupa 3: stanowiska nadal wymagające elastycznej obsady

W tym przypadku firma może zaplanować odpowiednio wcześniej wprowadzenie innej osoby.

Ma to duże znaczenie szczególnie w logistyce, produkcji i innych branżach, w których wdrożenie nowego pracownika wymaga:

• szkolenia,
• zapoznania z procesem,
• uprawnień,
• pracy pod nadzorem,
• poznania systemów używanych przez klienta.

Przy większych operacjach transportowo-logistycznych odpowiednie planowanie obsady pracowników transportu i logistyki pozwala uniknąć sytuacji, w której kilka kluczowych osób osiąga limit udostępnienia w tym samym okresie.

Co firma powinna zapamiętać o limicie 18 miesięcy?

Najważniejsze jest to, że limit Arbeitnehmerüberlassung należy liczyć dla konkretnego pracownika i konkretnego Entleihera, a nie tylko dla aktualnej umowy z agencją.

W praktyce oznacza to:

• standardowy limit wynosi 18 kolejnych miesięcy,
• zmiana Verleihera nie musi rozpoczynać liczenia od początku,
• okresy rozdzielone przerwą nieprzekraczającą 3 miesięcy są zasadniczo sumowane,
• zmiana oddziału tego samego podmiotu nie musi oznaczać nowego Entleihera,
• inne limity mogą wynikać z właściwych regulacji taryfowych,
• Equal Pay i 18-miesięczny limit są odrębnymi zasadami,
• decyzję o przejęciu, zakończeniu Einsatz lub zastępstwie warto podjąć z wyprzedzeniem.

Dobrze zarządzany leasing pracowniczy nie polega więc tylko na uzupełnianiu braków kadrowych. Wymaga również kontroli czasu, kosztów oraz kolejnego kroku dla każdego pracownika jeszcze zanim osiągnie ustawowy limit.